「採用代行・アウトソーシング」の活用準備

採用アウトソーシングをうまく活用するためのポイントとして、まずは「活用目的の明確化」があげられる。何を目的として採用アウトソーシングを導入するのか（コスト、業務品質、ナレッジの活用など。すべてであれば、その優先順位）を十分に確認しておくことであり、またそれを採用アウトソーシング会社側にも明確に伝えておくことが重要になる。

導入目的を明確にすることの意味は言うまでもないだろう。明確でなければ、採用計画の中にアウトソーシングをどう位置づけるのかが定まらないし、採用活動の成否に関する検証や評価もできなくなってしまう。

また、それを伝えることで、アウトソーシング会社側も最適のプロジェクト（スタッフの配置、業務フローの決定など）で対応できるようになる。

次に、具体的に採用実務の「どの部分をアウトソーシングするのか」を決定し、採用アウトソーシング会社側とすりあわせていく。つまり自社と採用アウトソーシング会社のそれぞれの役割分担や責任範囲を決めるということだ。これによって最終的な見積もりも確定するので、予算とのバランスを確認していく。

アウトソーシングを運用しはじめると、当初は予期せぬ問題が次々に出てくるもの。また、新卒採用自体が市場動向などによって流動的な要素もあり、最初に決めた計画通りに進まない可能性も十分に想定しておかなくてはならない。

そこであらかじめ、問題が発生した場合の報告や承認のプロセスを用意しておくことが大切だ。お互いが「分かっているだろう」と判断してそれぞれで動いていると、小さいことから信頼関係が崩れてしまうような事態にもなりかねない。定期的な報告の頻度も「週1回」などと明確に決めておくことが望ましいだろう。

特に「承認」という部分は、委託企業側で「責任ある意思決定ができる担当者」を決めておくことが不可欠となる。重要な最終決定や社内への根回し、他部門への協力要請などは採用アウトソーシング会社にはできないため、丸投げのような状態になると、それが原因で採用プロジェクト全体の成否にかかわる問題へと発展することになりかねない。