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新卒・キャリア採用にオススメの採用システムと効果的な活用方法

新卒・キャリア採用にオススメの採用システムと効果的な活用方法
自社に合った採用システムの選択方法と効果的な活用方法を押さえる

採用システム導入により「何を実現したいのか」を明確にすることから始める

採用システムとは

採用システムとは、企業の採用活動に必要な業務を一元的に管理し、効率化することのできるシステムである。
求人倍率は依然として高い状態が続き、生産労働人口の減少も相まって、根本的に採用が難しくなっている。このような環境下において、求職者に対し、自社の魅力や存在意義を分かりやすく端的に、かつスピーディに伝える必要があるものの、採用活動の実務に関わることができる人数には限りがあるため、活動の効率化を目指せる採用システムへの注目度が増している。

採用システムの主な機能は、大きく5点に分類される。
(1)媒体・エージェントに提出・公開する求人情報・求人票を一元管理
(2)求人媒体と連携して、応募があったら応募者情報を自動取り込み
(3)応募経路を問わず、一括してシステム上から応募者とやりとり可能
(4)ダッシュボードで応募者ごとの選考状況や評価情報を見える化
(5)求人媒体に頼らない自社採用の実施の実現

採用システムを導入するメリットとは何か

採用システムを導入するメリットは3点である。

(1)時間の使い方を変えることができる
採用業務の実務を経験した方ならお分かりになると思うが、採用活動は事務作業が意外に多い。加えて、個人情報の取り扱いは慎重に行う必要があり、間違いをするわけにはいかない。丁寧さとスピードの両方が求めらる。 その事務作業を効率化でき、担当者は面接に時間をかけたり、応募者に向き合ったりと、本質的な採用業務に注力できるようになる。

(2)トータルコストの削減
多くの企業は、採用活動の入口として、求人媒体を活用し、採用情報を発信する。(1)の記載内容が実現できると、採用スピード（サイクル）が上がり、求人媒体に掲載しなければいけない期間が短くなる。可能な限り、求人媒体の掲載期間は短く、自社の自力だけで採用活動が展開できるようになることを目指したい。 加えて、採用に関するデータを集計・分析し、次の採用活動に反映していくことで、採用の精度が上がり、更にコストパフォーマンスを上げることができる。

(3)採用力が強化できる
時間とコストが削減できることで、採用における新たな取り組みに時間とコストを投下することができる。現状の活動に改善を加えていくことや今まで出来ていなかった取り組みも実施できるようになる。結果、企業としての採用力が向上し、新たな人材に出会えるチャンスが増える。

採用システム検討の判断軸

採用管理システムには、インターネット上で利用する「クラウド」タイプと、自社内の設備にインストールするなどして運用する「オンプレミス」タイプがある。どちらがいいかは、システムの運用・管理にどれくらいのリソースが割けるのか、どの程度コストをかけられるのかを基準に判断すると良い。

その上で、自社にマッチする採用システムを判断するために、2つの軸を持って検討したい。

(1)どのような用途に利用するのか（新卒・中途など）
大量の学生と接点を持たなければならない新卒採用ならば、応募者の管理や選考管理に長けたものが良い。 対して複数の求人媒体・人材紹介会社を利用することの多い中途採用なら求人管理に長けたものを選びたい。

(2)どの採用業務を効率化したいのか
採用活動と一口に言っても、様々な管理が必要である。
・求人情報を紐づけて一括管理する「求人管理」
・応募者と個別に連絡を取り合う「応募者管理」
・面接の実施・評価情報の共有などを行う「選考管理」

採用システムごとに得意・不得意があるため、効率化したい事とマッチしないシステムを選ぶと使えないものになってしまう。
利用シェア・人気度で選ぶのではなく、あくまで自社の現状を支援することができるものはどれなのかを確実に押さえる必要がある。

新卒採用にお勧めな採用システム

新卒採用における採用システムを選ぶ際には、基本的にはメインに活用している求人媒体との親和性が高いものを選択するのが良い。情報を一括で管理する際に、データ移行をする工数を削減できる可能性が高いからである。応募者は随時入ってくるため、毎日データ移行を手動で行っている状況では、採用実務ばかりに手が取られてしまう。

その上で、システムを取り扱う企業から説明をもらい、3点を押さえたい。
(1)採用活動を可視化・分析できそうか
(2)現場スタッフの協力を仰げるか（現場スタッフが扱えそうなシステムであるか）
(3)導入・運用のサポート体制があるか
この3点がクリアしていれば、自社に合ったシステムを選択できる可能性は高くなる。

採用システム導入は目的ではなく、あくまで手段である。採用業務の本質は、いかに求職者とのコミュニケーションに注力できるかである。自社の求める人材や自社の採用における状況によって、最適な手段を選択し、状況変化があれば、都度見直しながらアップデートをしていく。正解のない採用活動において、最適を選択をし続けることが必要である。

※本コラムは立入が、タナベコンサルティングの経営者・人事部門のためのHR情報サイトにて連載している記事を転載したものです。

【コンサルタント紹介】
株式会社タナベコンサルティング HRコンサルティング事業部
HR大阪本部
立入 俊介

総合人材サービス会社にて、大手~中堅中小企業の新卒採用・人材育成支援に従事し、プレイングマネージャーとして組織マネジメントを担い、社内外両面の組織改革の経験後、当社へ入社。採用領域での知見を活かし、「社員が活き活きと働き、周囲に薦めたくなる組織作り」の信条のもと、顧客の理念・ビジョン・企業風土・採用競争力・制度設計・グループ人事まで、多面的要素から戦略的な人事コンサルティングに行っている。

主な実績
・新卒採用支援コンサルティング
・食品メーカー向け賃金制度設計コンサルティング
・人材育成支援コンサルティング